1. Quién es el responsable
ImpsoSalon es una plataforma de software para la administración de salones de belleza, barberías, spa y centros de estética, operada por Karen Quintero Vélez, persona natural comerciante que desarrolla sus actividades bajo el nombre comercial IMPSOWEB (en adelante, “ImpsoSalon”, “nosotros”).
- Identificación NIT 1116242779
- Domicilio Cali, Valle del Cauca, Colombia
- Correo para temas de datos info@impsoweb.com
- Teléfono / WhatsApp +57 315 408 0016
- Sitio web impsosalon.com
2. A quién aplica y en qué calidad tratamos los datos
Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas colombianas de protección de datos personales. Distinguimos dos situaciones:
- Como responsables: tratamos los datos de nuestros propios clientes (los negocios que contratan ImpsoSalon, sus dueños y los usuarios que estos crean), de quienes nos escriben por el sitio web o por WhatsApp y de quienes visitan este sitio.
- Como encargados: tratamos los datos que cada negocio registra en la plataforma sobre sus propios clientes y colaboradores (por ejemplo, la ficha del cliente, sus citas y sus compras). En ese caso, el responsable es el negocio: él decide para qué usa esos datos y ante él se ejercen principalmente los derechos. Nosotros los tratamos solo por cuenta del negocio, según sus instrucciones y para prestarle el servicio.
3. Qué datos tratamos
- Datos de identificación y contacto: nombres y apellidos, tipo y número de documento, celular, correo electrónico, dirección, fecha de nacimiento (si el negocio la registra).
- Datos de la relación con el negocio: citas (servicio, colaborador, fecha, hora, estado y su origen), compras, facturas, abonos, saldos, historial de servicios y observaciones que el negocio registre.
- Fotografías que el negocio cargue en la ficha del cliente (por ejemplo, un antes y después), solo cuando el negocio usa esa función.
- Datos de la conversación por WhatsApp: número de WhatsApp, nombre de perfil, contenido de los mensajes intercambiados con el asistente y con el negocio, y su estado de entrega y lectura (ver sección 5).
- Datos de facturación electrónica: los que exige la DIAN para expedir la factura (nombre o razón social, identificación, dirección, correo, detalle de la venta).
- Datos de los usuarios de la plataforma: usuario, nombre, permisos y registros de actividad necesarios para la seguridad del sistema.
- Datos técnicos: dirección IP, navegador y registros de acceso, para seguridad y soporte.
No pedimos datos sensibles. Si un negocio registra información de salud relacionada con un tratamiento estético (por ejemplo, alergias), lo hace bajo su responsabilidad y con la autorización expresa del titular; nadie está obligado a entregar datos sensibles.
4. Para qué los usamos
- Agendar, confirmar, modificar, cancelar y recordar citas.
- Enviar avisos sobre las citas por WhatsApp y correo electrónico (confirmación, recordatorio, cambio, cancelación, invitación a repetir un servicio y calificación del servicio).
- Registrar ventas, expedir facturas y notas electrónicas ante la DIAN, y llevar caja, inventario, comisiones y reportes del negocio.
- Prestar soporte técnico, incluido el soporte remoto que el usuario solicite.
- Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.
- Con nuestros propios clientes: facturar el servicio, informar cambios de la plataforma y, si lo autorizan, enviar información comercial de ImpsoSalon.
Los mensajes promocionales que un negocio envíe a sus clientes (campañas, cumpleaños) son decisión y responsabilidad de ese negocio, que debe contar con la autorización de sus clientes.
5. WhatsApp y el asistente de reservas
Algunos negocios conectan su número de WhatsApp Business a ImpsoSalon mediante la plataforma oficial de WhatsApp Business de Meta. Cuando escribes a uno de esos números:
- El asistente automático te pide autorización expresa antes de tratar tus datos. Si no la das, no se agenda nada por ese medio y te indicamos otro canal de contacto.
- Con tu autorización, usamos tu número de WhatsApp, nombre, documento (solo si es necesario para identificar tu ficha) y los mensajes que envías, únicamente para gestionar tus citas con ese negocio: mostrarte servicios y horarios, agendar, consultar, cambiar o cancelar citas, y pasar la conversación a una persona del negocio cuando lo pidas.
- Los mensajes viajan por los servidores de WhatsApp (Meta Platforms) y se guardan en ImpsoSalon para que el negocio pueda ver la conversación y atenderte.
- El negocio puede seguir respondiéndote desde su aplicación WhatsApp Business; esos mensajes también quedan registrados en la plataforma.
- No usamos tus conversaciones para publicidad ni las vendemos. Puedes dejar de recibir mensajes en cualquier momento escribiéndole al negocio o a nosotros.
El uso de WhatsApp está sujeto también a los términos y la política de privacidad de WhatsApp.
6. Con quién los compartimos
No vendemos ni alquilamos datos personales. Solo los compartimos con proveedores que nos ayudan a prestar el servicio, que actúan como encargados y solo pueden usarlos para ese fin:
- Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): envío y recepción de mensajes de WhatsApp.
- Waboxapp: envío de avisos de WhatsApp en los negocios que aún no usan la plataforma oficial.
- Twilio SendGrid: envío de correos electrónicos.
- Soluciones Alegra S.A.S. y otros proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN: facturación electrónica.
- OneSignal: notificaciones en el navegador para los usuarios del negocio.
- Proveedores de inteligencia artificial (DeepSeek, Anthropic): asistentes de ayuda dentro de la plataforma para los usuarios del negocio.
- Proveedor de alojamiento (GoDaddy): servidores donde funciona la plataforma y su base de datos.
También podemos entregar datos a autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.
7. Transferencias internacionales
Algunos de los proveedores anteriores tienen sus servidores fuera de Colombia (principalmente en Estados Unidos). Por eso, los datos pueden ser transmitidos o transferidos a esos países para prestar el servicio, con proveedores que mantienen niveles adecuados de protección y obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Al autorizar el tratamiento, el titular acepta esta transmisión.
8. Cuánto tiempo los conservamos
Conservamos los datos mientras el negocio tenga activo el servicio y sean necesarios para las finalidades descritas, y después durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales (por ejemplo, los documentos de facturación electrónica). Cuando un negocio termina el servicio, puede pedirnos la entrega o la eliminación de su información, salvo la que debamos conservar por ley.
9. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: conexiones cifradas (HTTPS), acceso con usuario y contraseña, permisos por usuario, cifrado de las credenciales de conexión con WhatsApp y registros de actividad. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos al negocio afectado y a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.
10. Tus derechos
Como titular de los datos tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Pedir prueba de la autorización que diste, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informado sobre el uso que se les ha dado.
- Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a tus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros o ante el negocio responsable.
11. Cómo ejercerlos: consultas y reclamos
Si eres cliente de un salón que usa ImpsoSalon, puedes dirigirte directamente a ese negocio (el responsable de tus datos) o escribirnos y nosotros trasladamos tu solicitud y te acompañamos hasta resolverla.
Escríbenos a info@impsoweb.com con tu nombre, número de documento, un medio de contacto, la descripción de lo que solicitas y, si aplica, los documentos que la soporten.
- Consultas (conocer tus datos o cómo se usan): las respondemos en máximo 10 días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible, te informamos el motivo y la respondemos en máximo 5 días hábiles más.
- Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar la autorización, o denunciar un incumplimiento): los respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más, informándote el motivo. Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, entendemos que desististe.
12. Cómo pedir la eliminación de tus datos
Puedes pedir en cualquier momento que eliminemos tus datos, incluidas las conversaciones de WhatsApp con el asistente de reservas:
- Escribe a info@impsoweb.com con el asunto “Eliminar mis datos”, indicando tu nombre, tu número de celular o WhatsApp y el negocio con el que te comunicaste (si lo sabes).
- Verificamos tu identidad con el medio de contacto que indiques.
- Eliminamos o anonimizamos tus datos y conversaciones en un plazo máximo de 15 días hábiles, y te confirmamos por el mismo medio.
Solo conservamos lo que la ley nos obligue a guardar (por ejemplo, facturas electrónicas ya expedidas), y únicamente para ese fin.
13. Menores de edad
ImpsoSalon no está dirigido a menores de edad. Si un negocio atiende a menores, sus datos deben ser registrados con la autorización de su representante legal y respetando el interés superior del menor.
14. Cookies del sitio web
Este sitio usa Google Analytics y Google Ads para medir las visitas y el resultado de nuestras campañas. Estas herramientas usan cookies y datos de navegación de forma agregada. Puedes bloquearlas desde la configuración de tu navegador. La plataforma ImpsoSalon usa cookies propias solo para mantener la sesión de los usuarios.
15. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta política. Publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia y, si el cambio es importante, lo informaremos a nuestros clientes por correo o dentro de la plataforma.